Durante muitos anos alguns economistas acreditaram que fazer negócios é um processo até certo ponto racional. Ao longo dos anos, a economia de mercado mostrou que não é bem assim. Pelo menos é o que acha Dan Ariely, autor de Previsivelmente Irracional. Boa parte das nossas compras são movidas por lógicas meio tortas, o que ele demonstra no livro, por meio de testes de campo bastantes interessantes, como o seguinte.
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“Tu és a maior esquemeira.”
Eu adoro a série de posts de Joel Spolsky sobre os astronautas da arquitetura (no caso, de software, não de prédios). Sempre me lembram que também há os astronautas da produtividade, aqueles que tentam ser espertos com tamanho afinco que acabam não fazendo nada de prático.
Pensar demais sobre produtividade pode ser algo muito improdutivo. Lutar, buscar a melhor técnica, o aparelho mais eficiente, o método mais rápido, tudo isso às vezes pode gerar mais tensão, procrastinação e confusão.
Ah, então melhor não ter sistema, certo? Não é bem assim.
Se você assistiu ao Batman Cavaleiro das Trevas, deve se lembrar de um discurso do Coringa para o promotor Harvey Dent. O vilão faz uma espécie de apologia do caos: “Vocês são os planejadores, cheios de esquemas. Eu sou o caos, só reajo ao que aparece”.
Sei. Basta ver o assalto do começo do filme para perceber o quanto seus movimentos são friamente calculados. Inclusive é isso que permite que ele seja derrotado sempre.
Você se irrita com pessoas ou situações lentas?
Você fica facilmente frustrado com pessoas que não têm prazos a cumprir? Ou que vivem num perpétuo sentimento de frustração por não terem concluído suas tarefas? Pior, gente que inadvertidamente atrapalha sua produtividade? Aparentemente, pessoas “normais” não sentem que precisam usar cada segundo do seu tempo acordado. Nem que, durante esse período, tenham de sentir-se produtivas, seja dedicando-se ao trabalho ou a assuntos de produtividade pessoal. Essas pessoas não consideram a constante corrida contra o tempo que nós, que estamos aprendendo a lidar com a desordem bipolar, estamos incessantemente engajados.
O trecho acima é do blog Convivendo com a Desordem Bipolar, do site Health Talk, especializado em compartilhar informações sobre saúde mental. A blogueira Haley Morrison conta como fica irritada quando delega tarefas e, em vez de facilitar sua vida, ganha mais problemas: gente perguntando constantemente o que fazer. Mais
Vilfredo Pareto. 20% de rosto, 80% de barba.
Atualmente, é cada vez mais difícil conseguir definir prioridades. Tendemos a lotar nossas caixas postais de e-mails desnecessários, assinar mais feeds do que podemos ler e gastar dinheiro com serviços que não usamos. O resultado é que nossas vidas às vezes se tornam “obesas”, cheias de rituais que consomem tempo e energia, criando uma sensação de sobrecarga e tédio.
Nessas horas, há quem recomende aplicar a velha Lei de Pareto. Atribui-se ao economista italiano a constatação de que 80% dos resultados das nossas ações viriam de 20% das causas. Isso se aplicaria a muitos fenômenos. Por exemplo: 80% da sua renda viria de apenas 20% dos seus clientes. E por aí vai. A idéia, então, é detectar quais são as coisas que realmente importam e cortar os excessos.
Mas isso não é assim tão simples. Olhe para sua rotina de trabalho. Você consegue identificar rapidamente quais são os 20% que fazem a diferença? Provavelmente não.
Em termos simples, você pode definir prioridades se baseando em contextos: prazos, energia disponível para realizar as tarefas e recursos disponíveis. Exemplo: digamos que você precise fazer uma viagem internacional, mas só tem um jegue: a prioridade é fazer o possível até chegar a um aeroporto. Você não vai poder transportar um sofá de couro francês em cima do animal, certo? Então, já sabe o que descartar.
Mas há um outro nível que não é tão prático e claro: o dos objetivos a longo prazo.
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A negatividade pode ser um dos maiores problemas nos ambientes profissionais. É como se você trabalhasse no alto de uma montanha, com ar rarefeito. Tudo parece mais cansativo. As pessoas ficam “pesadas”, reclamam pelas costas, fofocam, segregam-se e prejudicam umas às outras. Embora parte desse fenômeno seja tradicional nos agrupamentos humanos, ainda pode ser combatido.
Essa é a vantagem de trabalhar num ambiente como o meu, no qual todos tentamos ficar alertas para treinar nossas mentes e perceber como funcionam nossas negatividades. Na verdade, nossas tarefas cotidianas são como que estratégias para atingir esse objetivo.
Assim, ao longo de minha convivência de 7 meses aqui e de algumas leituras em diversas outras áreas, cheguei a 17 sugestões para lidar com a negatividade no trabalho. Todas, obviamente, foram devidamente adaptadas para pessoas que estão fora de monastérios. Mais
Ontem, Linda Stone, do blog O’Reilly Radar, fez uma interessante reflexão sobre distrair-se no ambiente de trabalho. Segundo ela, nem todas as distrações são negativas:
Fiz uma auditoria informal sobre como me comporto quando estou cansada do trabalho. Às vezes, checava e-mails. Às vezes saia para tomar um chá ou andar. Quando fazia atividades quietas, reflexivas e receptivas, sentia-me restaurada. Estava aberta para receber insights e permanecer no momento presente. Assim, quando retomava o projeto no qual estava empacada, sentia uma nova energia. Comecei a chamar esse processo de distração receptiva. Ela é de um tipo que cria espaço mental.
Mas quando vou olhar e-mails, saio da linha. Quer dizer, perco a sequência do que estava fazendo e fico imersa em todo tipo de outras questões. A isso eu chamo de distração delusiva (enganosa). Penso que vou dar apenas uma pausa e responder alguns e-mails e acabo demorando muito para voltar ao meu projeto.
No meu cotidiano, também já percebi isso. Distrair-se na frente do computador não causa sensação de descanso. Pelo contrário, traz um certo sentimento de sobrecarga e perda de tempo.
Mas há algo no texto de Linda Stone que me incomoda. Por que chamar as pausas durante o expediente de distrações? Prefiro chama-las de intervalos táticos. Eles fazem parte do processo criativo. Até para fazer musculação é preciso descansar antes das repetições dos exercícios.
A pausa faz parte da produtividade. Favorece outros processos mentais, além dos conscientes e dito racionais. Assim, algumas empresas já perceberam que pode ser lucrativo criar espaços, métodos e horários de trabalho flexíveis, capazes de incorporar os diversos ritmos corporais e cognitivos dos seus empregados.
Se uma companhia tenta padronizar ao máximo todos os seus funcionários, apenas cria outro problema: ter que lidar com procrastinadores e acomodados. Não acredita? Dê uma olhada nessa matéria da Associated Press. Assistiremos em breve à morte do expediente?
O mestre da hipnose Fábio Puentes: “dorme, dorme, dorme”.
A revista Time publicou uma interessante entrevista com Daniel Kriple, co-diretor de pesquisa da Scripps Clinic Sleep Center, nos EUA. Segundo estudos que ele realizou por volta de 2002, dormir muito também pode causar mal à saúde. E você vai se espantar que esse “muito” é bem menos do que estamos acostumados a ouvir.
Estudos mostram que pessoas que dormem de 6 e meia a 7 horas e meia por noite vivem mais tempo. E pessoas que dormem 8 horas ou mais - ou menos que 6 e meia, não vivem tanto. Há tanto risco em dormir muito quanto em dormir pouco. A grande surpresa é que esse muito começa em 8 horas. Dormir 8 e meia pode ser um tanto pior do que dormir 5.
Kriple diz que, na sua pesquisa, era mais comum encontrar pessoas depressivas e obesas entre os grupos que dormiam mais de 8 horas. Assim, para ele, o tempo ideal de sono seria não mais do que 7.
Esse é um assunto bem controverso. Quase todos aceitamos que 8 horas é o período de sono adequado. Mas meus mais de 4 anos de convivência diária com mestres budistas me diz outra coisa. A maioria dos que conheço não dorme mais de 5 horas por noite. Nossa principal professora, há mais de 20 anos dorme por volta de 4. Eu também, que sou um mero estudante preguiçoso, não costumo dormir mais que 5.
Fico cansado? Sim. Mas geralmente só na quinta-feira. Não me pergunte porquê. Já fiz várias experiências e notei que o cansaço não parece ter nada a ver com falta de sono. Acredito que ele obedeça a certos ciclos emocionais / corporais. E a alguns truques das minhas características psicológicas.
Por exemplo: há certos períodos do mês nos quais fico mais indisposto e acho que tudo é mais difícil. É como se fosse uma TPM. Um simples pedido de trabalho pode interpretado quase como um insulto. Depois de um tempo, as coisas voltam ao normal.
O mais curioso é que me sinto muito mais cansado quando acho que deveria ter dormido mais. Quando me auto-sugestiono, tagarelando para mim mesmo: “essa noite só dormi 4 horas. Amanhã estarei podre”. Funciona, acordo mal mesmo. Cérebros.
Então tá…
Bloco de notas para quem quer simplificar a vida radicalmente e fazer uma coisa só por dia. Divertido. Mas precisamos mesmo disso? Melhor é fazer muitas coisas. Uma por vez e com a mente presente em cada uma delas no momento da execução.
Você pode fazer uma só tarefa, mas, se na hora continuar pensando em milhares, vai continuar estressado. E mesmo se ficar, cedo ou tarde passará. Desculpem-me se isso parece simples demais. Posso colocar numa fórmula matemática, se ajudar a dar credibilidade.
É engraçado como parte da nossa sociedade cultiva a aceleração, o multitasking, enquanto sonha com a utopia da completa simplicidade e ausência de tensão. De modo geral, fico muito mais estressado tentando produzir um mundo perfeito (e me decepcionando quando não consigo fazê-lo) do que resolvendo problemas cotidianos.
Por baixo de cada tarefa que realizamos, existem os trojans, os malwares da esperança e do medo. Mas o senso de humor ainda é o nosso melhor antivírus.
Seu chefe / colega de trabalho se parece com uma metralhadora?
Uma das coisas que mais me irritam no cotidiano é o que chamo de gente à prazo. É aquele tipo que passa o dia inteiro interrompendo os colegas. Seja pedindo pequenas tarefas ou dispersando sua atenção para detalhes não prioritários.
“Você poderia incluir isso, aquilo e aquela outra coisa na sua lista?” Não há um método, um contexto claro, um prazo. A pessoa não pensa antes de pedir. Apenas passa por um determinado lugar e lembra de uma tarefa. Ou inventa uma. Para livrar o cérebro dela, entope o seu.
Também há quem o interrompa para fazer perguntas técnicas. Geralmente provocam respostas longas e complicadas. As quais, de resto, não quer ouvir.
Na minha profissão, pode ser algo como “porque aquela cor aparece mais clara na minha tela do que na sua?” Você pára tudo e explica: “Olha, o simples fato de você estar debaixo da lâmpada já muda sua percepção da cor. Mas ainda tem a configuração do seu monitor e bla bla bla bla, entendeu?”
Na segunda frase a pessoa já está com cara de vaca pastando e pensando nas celulites da Britney Spears. Nessas horas, minha vontade é ficar verde e soltar um grito primal: “por que diabos você pergunta, então?”
Sim, sou um tanto impaciente. Mas ainda assim, esse tipo de interrupções atrapalha profundamente a produtividade. Para lidar com esse fenômeno, é preciso disciplinar as interrupções.
Converse claramente com seu chefe / colega de trabalho. Diga algo como:
1. Por favor, para que eu o atenda melhor, envie suas tarefas de uma maneira organizada, por e-mail, estabelecendo suas prioridades. Responda para si mesmo: isso é importante? O quanto?
2. Ao enviar e-mails, preste bem atenção no campo assunto. Escreva-os com clareza e de um jeito que possam ser encontrados facilmente. Em vez de “Mais uma coisa…” diga “Layout do site: mudança de cores”.
3. Não envie centenas mensagens. Anote as tarefas antes de delegar. Preste atenção antes de pedir.
4. Investigue se aquilo que você quer já não foi feito ou se vai implicar em sub-tarefas que roubarão tempo e energia de assuntos mais importantes.
5. Treine para ser menos dependente de especialistas. Se precisa de alguma informação técnica, recorra ao Google, fóruns etc. Se não tem paciência para fazê-lo, provavelmente sua questão não é tão importante.
6. Se só eu posso lhe dar a informação, por favor anote a pergunta e a envie por e-mail, junto com outras dúvidas que possam surgir.
Mais procedimentos que também ajudam:
1. Crie espaços e horários de treinamento para dar conta das dúvidas. Faça uma lista de links para sites com tutoriais e deixe disponível em lugares de fácil acesso para os colegas.
2. Crie horários diários para coletar todas as tarefas. Tudo o que for enviado fora deles entrará na lista do dia seguinte. A não ser que seja absoluta prioridade.
Basicamente, você é quem treina seu chefe / colega de trabalho. Se responder prontamente a tudo, sempre será interrompido.
Aprenda a dizer não ou “depois”. Nem sempre os nossos interlocutores são compreensivos, mas, de modo geral, eles entendem que você só está tentando atendê-los com mais eficiência.
