Seu chefe / colega de trabalho se parece com uma metralhadora?
Uma das coisas que mais me irritam no cotidiano é o que chamo de gente à prazo. É aquele tipo que passa o dia inteiro interrompendo os colegas. Seja pedindo pequenas tarefas ou dispersando sua atenção para detalhes não prioritários.
“Você poderia incluir isso, aquilo e aquela outra coisa na sua lista?” Não há um método, um contexto claro, um prazo. A pessoa não pensa antes de pedir. Apenas passa por um determinado lugar e lembra de uma tarefa. Ou inventa uma. Para livrar o cérebro dela, entope o seu.
Também há quem o interrompa para fazer perguntas técnicas. Geralmente provocam respostas longas e complicadas. As quais, de resto, não quer ouvir.
Na minha profissão, pode ser algo como “porque aquela cor aparece mais clara na minha tela do que na sua?” Você pára tudo e explica: “Olha, o simples fato de você estar debaixo da lâmpada já muda sua percepção da cor. Mas ainda tem a configuração do seu monitor e bla bla bla bla, entendeu?”
Na segunda frase a pessoa já está com cara de vaca pastando e pensando nas celulites da Britney Spears. Nessas horas, minha vontade é ficar verde e soltar um grito primal: “por que diabos você pergunta, então?”
Sim, sou um tanto impaciente. Mas ainda assim, esse tipo de interrupções atrapalha profundamente a produtividade. Para lidar com esse fenômeno, é preciso disciplinar as interrupções.
Não me perturbe
Converse claramente com seu chefe / colega de trabalho. Diga algo como:
1. Por favor, para que eu o atenda melhor, envie suas tarefas de uma maneira organizada, por e-mail, estabelecendo suas prioridades. Responda para si mesmo: isso é importante? O quanto?
2. Ao enviar e-mails, preste bem atenção no campo assunto. Escreva-os com clareza e de um jeito que possam ser encontrados facilmente. Em vez de “Mais uma coisa…” diga “Layout do site: mudança de cores”.
3. Não envie centenas mensagens. Anote as tarefas antes de delegar. Preste atenção antes de pedir.
4. Investigue se aquilo que você quer já não foi feito ou se vai implicar em sub-tarefas que roubarão tempo e energia de assuntos mais importantes.
Pense antes de perguntar
5. Treine para ser menos dependente de especialistas. Se precisa de alguma informação técnica, recorra ao Google, fóruns etc. Se não tem paciência para fazê-lo, provavelmente sua questão não é tão importante.
6. Se só eu posso lhe dar a informação, por favor anote a pergunta e a envie por e-mail, junto com outras dúvidas que possam surgir.
Treinamento e horários
Mais procedimentos que também ajudam:
1. Crie espaços e horários de treinamento para dar conta das dúvidas. Faça uma lista de links para sites com tutoriais e deixe disponível em lugares de fácil acesso para os colegas.
2. Crie horários diários para coletar todas as tarefas. Tudo o que for enviado fora deles entrará na lista do dia seguinte. A não ser que seja absoluta prioridade.
Basicamente, você é quem treina seu chefe / colega de trabalho. Se responder prontamente a tudo, sempre será interrompido.
Aprenda a dizer não ou “depois”. Nem sempre os nossos interlocutores são compreensivos, mas, de modo geral, eles entendem que você só está tentando atendê-los com mais eficiência.
A maior ferramenta de combate à procrastinação é justamente algo muito trivial: o prazo. Para muitos de nós, é tão comum enquadrarmos tarefas dentro de unidades de tempo que, sem um deadline para temer, simplesmente não conseguimos trabalhar. Blog diário, revista mensal, salário semanal, precisamos de uma referência, de um limite.
A negatividade pode ser um dos maiores problemas nos ambientes profissionais. É como se você trabalhasse no alto de uma montanha, com ar rarefeito. Tudo parece mais cansativo. As pessoas ficam “pesadas”, reclamam pelas costas, fofocam, segregam-se e prejudicam umas às outras. Embora parte desse fenômeno seja tradicional nos agrupamentos humanos, ainda pode ser combatido.