Segundo estudos desenvolvidos por psicólogos e neurologistas desde os anos 80, a procrastinação é bem diferente da preguiça. Imagine uma linha com dois extremos de produtividade. De um lado o acomodado personagem de Mário de Andrade, Macunaíma, e de outro o hiperativo Leonardo Da Vinci. Seria bem mais fácil encontrar procrastinadores no lado do renascentista. Aliás, ele próprio tinha um considerável portfólio de projetos deixados para depois e é reconhecido como um dos grandes enroladores da história.

Parece estranho que tenha ele tenha criado tantas coisas, em diversas áreas do conhecimento? Nem tanto. Pesquisadores indicam que muitos procrastinadores podem ser na verdade viciados na sensação de “prazo estourando”. Deixam tudo para a última hora porque gostam da adrenalina da urgência, da necessidade de terminar uma tarefa imediatamente, para não sofrer as conseqüências. Como Rocky Balboa, só funcionam no último round.
Mais

A partir de hoje você vai ler uma série de posts sobre procrastinação. A idéia é entender como ela se tornou ao mesmo tempo um problema de saúde pública e um negócio que movimenta milhões de dólares.

O que pode haver em comum entre Marco Antônio enchendo a cara no Império Romano, dois monges budistas tagarelando e um analista de sistemas fuçando no YouTube durante o expediente? Todos estão enrolando, em vez de fazer o que deve ser feito. Afinal, se dizem que a prostituição é a profissão mais antiga da humanidade, a procrastinação é, provavelmente, uma das técnicas mais ancestrais de evitar o trabalho.

A palavra “procrastinação” vem do latim procrastinare, que é a união do prefixo pro (encaminhar) e castinus (amanhã). Ou seja: significa adiar. O Oxford Dictionary registra que ela teria sido publicada em inglês pela primeira vez por volta de 1548. O Brasil mal havia nascido e o termo já estava disseminado pelo mundo. Imagine a prática.
Mais

“Tu és a maior esquemeira.”

Eu adoro a série de posts de Joel Spolsky sobre os astronautas da arquitetura (no caso, de software, não de prédios). Sempre me lembram que também há os astronautas da produtividade, aqueles que tentam ser espertos com tamanho afinco que acabam não fazendo nada de prático.

Pensar demais sobre produtividade pode ser algo muito improdutivo. Lutar, buscar a melhor técnica, o aparelho mais eficiente, o método mais rápido, tudo isso às vezes pode gerar mais tensão, procrastinação e confusão.

Ah, então melhor não ter sistema, certo? Não é bem assim.

Se você assistiu ao Batman Cavaleiro das Trevas, deve se lembrar de um discurso do Coringa para o promotor Harvey Dent. O vilão faz uma espécie de apologia do caos: “Vocês são os planejadores, cheios de esquemas. Eu sou o caos, só reajo ao que aparece”.

Sei. Basta ver o assalto do começo do filme para perceber o quanto seus movimentos são friamente calculados. Inclusive é isso que permite que ele seja derrotado sempre.

Mais

Você se irrita com pessoas ou situações lentas?

Você fica facilmente frustrado com pessoas que não têm prazos a cumprir? Ou que vivem num perpétuo sentimento de frustração por não terem concluído suas tarefas? Pior, gente que inadvertidamente atrapalha sua produtividade? Aparentemente, pessoas “normais” não sentem que precisam usar cada segundo do seu tempo acordado. Nem que, durante esse período, tenham de sentir-se produtivas, seja dedicando-se ao trabalho ou a assuntos de produtividade pessoal. Essas pessoas não consideram a constante corrida contra o tempo que nós, que estamos aprendendo a lidar com a desordem bipolar, estamos incessantemente engajados.

O trecho acima é do blog Convivendo com a Desordem Bipolar, do site Health Talk, especializado em compartilhar informações sobre saúde mental. A blogueira Haley Morrison conta como fica irritada quando delega tarefas e, em vez de facilitar sua vida, ganha mais problemas: gente perguntando constantemente o que fazer. Mais

Vilfredo Pareto. 20% de rosto, 80% de barba.

Atualmente, é cada vez mais difícil conseguir definir prioridades. Tendemos a lotar nossas caixas postais de e-mails desnecessários, assinar mais feeds do que podemos ler e gastar dinheiro com serviços que não usamos. O resultado é que nossas vidas às vezes se tornam “obesas”, cheias de rituais que consomem tempo e energia, criando uma sensação de sobrecarga e tédio.

Nessas horas, há quem recomende aplicar a velha Lei de Pareto. Atribui-se ao economista italiano a constatação de que 80% dos resultados das nossas ações viriam de 20% das causas. Isso se aplicaria a muitos fenômenos. Por exemplo: 80% da sua renda viria de apenas 20% dos seus clientes. E por aí vai. A idéia, então, é detectar quais são as coisas que realmente importam e cortar os excessos.

Mas isso não é assim tão simples. Olhe para sua rotina de trabalho. Você consegue identificar rapidamente quais são os 20% que fazem a diferença? Provavelmente não.

Em termos simples, você pode definir prioridades se baseando em contextos: prazos, energia disponível para realizar as tarefas e recursos disponíveis. Exemplo: digamos que você precise fazer uma viagem internacional, mas só tem um jegue: a prioridade é fazer o possível até chegar a um aeroporto. Você não vai poder transportar um sofá de couro francês em cima do animal, certo? Então, já sabe o que descartar.

Mas há um outro nível que não é tão prático e claro: o dos objetivos a longo prazo.
Mais

A negatividade pode ser um dos maiores problemas nos ambientes profissionais. É como se você trabalhasse no alto de uma montanha, com ar rarefeito. Tudo parece mais cansativo. As pessoas ficam “pesadas”, reclamam pelas costas, fofocam, segregam-se e prejudicam umas às outras. Embora parte desse fenômeno seja tradicional nos agrupamentos humanos, ainda pode ser combatido.

Essa é a vantagem de trabalhar num ambiente como o meu, no qual todos tentamos ficar alertas para treinar nossas mentes e perceber como funcionam nossas negatividades. Na verdade, nossas tarefas cotidianas são como que estratégias para atingir esse objetivo.

Assim, ao longo de minha convivência de 7 meses aqui e de algumas leituras em diversas outras áreas, cheguei a 17 sugestões para lidar com a negatividade no trabalho. Todas, obviamente, foram devidamente adaptadas para pessoas que estão fora de monastérios. Mais

Ontem, Linda Stone, do blog O’Reilly Radar, fez uma interessante reflexão sobre distrair-se no ambiente de trabalho. Segundo ela, nem todas as distrações são negativas:

Fiz uma auditoria informal sobre como me comporto quando estou cansada do trabalho. Às vezes, checava e-mails. Às vezes saia para tomar um chá ou andar. Quando fazia atividades quietas, reflexivas e receptivas, sentia-me restaurada. Estava aberta para receber insights e permanecer no momento presente. Assim, quando retomava o projeto no qual estava empacada, sentia uma nova energia. Comecei a chamar esse processo de distração receptiva. Ela é de um tipo que cria espaço mental.

Mas quando vou olhar e-mails, saio da linha. Quer dizer, perco a sequência do que estava fazendo e fico imersa em todo tipo de outras questões. A isso eu chamo de distração delusiva (enganosa). Penso que vou dar apenas uma pausa e responder alguns e-mails e acabo demorando muito para voltar ao meu projeto.

No meu cotidiano, também já percebi isso. Distrair-se na frente do computador não causa sensação de descanso. Pelo contrário, traz um certo sentimento de sobrecarga e perda de tempo.

Mas há algo no texto de Linda Stone que me incomoda. Por que chamar as pausas durante o expediente de distrações? Prefiro chama-las de intervalos táticos. Eles fazem parte do processo criativo. Até para fazer musculação é preciso descansar antes das repetições dos exercícios.

A pausa faz parte da produtividade. Favorece outros processos mentais, além dos conscientes e dito racionais. Assim, algumas empresas já perceberam que pode ser lucrativo criar espaços, métodos e horários de trabalho flexíveis, capazes de incorporar os diversos ritmos corporais e cognitivos dos seus empregados.

Se uma companhia tenta padronizar ao máximo todos os seus funcionários, apenas cria outro problema: ter que lidar com procrastinadores e acomodados. Não acredita? Dê uma olhada nessa matéria da Associated Press. Assistiremos em breve à morte do expediente?

Toda vez que me vejo com um problema de produtividade, pergunto a mim mesmo ‘o que você quer da vida?‘

Robert Scoble, no blog Scobleizer.